Adaptar é necessário! Lean Inception em 3 dias. Como fazer?

Muitas pessoas comentam comigo que na sua organização não conseguem fazer uma Lean Inception de 5 dias, o Paulo Caroli indica reduzir no máximo em 3 dias a Lean Inception. Lembre de não institucionalizar que a a Lean Inception são 3 dias, pois realizar em 3 dias lhe ajudará a mostrar dentro da organização o grande valor de realizar uma Lean Inception. Mas que a agenda real são 5 dias, caso você tenha a necessidade de usar mais de 3 dias é bom as pessoas saberem disso.

Segue a agenda original da Lean Inception de 5 dias:

Template da agenda da Lean Inception de 5 dias

No Grupo ZAP facilitei algumas Lean Inception, mas tive que adaptar em 3 dias a Lean Inception, com isso ajustei a agenda de 5 dias em 3 dias. Conseguimos atender as expectativas, mas sempre lembrando que se tivéssemos os 5 dias poderíamos nos aprofundar mais nos temas e nas atividades, para uma agenda de 3 dias o papel da pessoa facilitadora é imprescindível se atentar ao TIME BOX.

No momento da consolidação na Inception de 3 dias eu comento: “O Time está atuando com time box apertado, pois adaptamos a Lean Inception de 5 dias em 3 dias. Poderíamos ter um maior aprofundamento nas atividades se tivéssemos a disponibilidade dos 5 dias.”

Segue a agenda da Lean Inception adaptada em 3 dias:

Template da agenda da Lean Inception adaptada em 3 dias

Nesta agenda tem uma atividade inicial Mapeamento do fluxo atual que não é original da Lean Inception, realizo quando o produto já existe, tem o objetivo de colocar as pessoas alinhadas referente ao atual produto e levantar o que precisa melhorar, adicionar, excluir e manter deste produto (esse é assunto para o próximo post meu e do Lucas Gomes).

Quando tenho 3 dias para uma Inception o que faço de diferente, é elaborar as funcionalidades após a jornada do usuário, isso agiliza o processo. Mas perco o momento de validação, que na agenda de 5 dias se faz o brainstorming das funcionalidades, e após a jornada do usuário válida em qual passo com interação ao produto foi utilizado aquela funcionalidade. É um momento muito importante, pois se criam novas funcionalidades ou eliminam algumas que já tinham sido criadas, com isso na Inception de 3 dias se perde esse momento.

Junto se perde o aprofundamento em a cada atividade, mas uma frase que o Caroli diz: “É melhor do que não fazer nada!”. O melhor é ter os 5 dias, mas com 3 dias já consegue estar melhor do que não fazer nada.

Fica uma dica no momento da consolidação eu faço uma retrospectiva, bem simples: Que bom! Que pena e Que tal? (são ideias de coisas para começar a fazer). Isso ajuda a cada dia da Inception melhorar a interação e estrutura.

Compartilhei o template da agenda de 3 dias com meu amigo Lucas Gomes!

Lucas Gomes compartilha como foi a experiência:

Tinha uma missão: Stakeholders com pouco tempo, um piloto para rodar (esta foi a primeira Lean Inception da empresa), pessoas desalinhadas e uma Lean Inception para fazer em 3 dias!

Na verdade queriam rodar em um dia, digo logo: Não é viável!

A minha sorte é que eu me encontrei com a Mayra Rodrigues de Souza um final de semana antes e ela compartilhou comigo a agenda dela de 3 dias e resolvi praticar esta abordagem.

Time Box: E dá pra fazer uma Lean Inception em 3 dias? Dá sim, porém deixei claro na introdução que esta atividade é uma imersão de 5 dias, e não de 3 diasTime Box é tudo na Lean Inception de 3 dias.

Preparação: O que eu fiz foi delimitar time box para atendermos a agenda em 3 dias, o que nos favoreceu foi que a P.O (product owner) fez um dia antes uma atividade utilizando a matriz CSD para alinhar quais eram as Certezas | Suposições | Dúvidas do que seria feito. Ou seja foi feito uma pré-inception não só neste dia, houve uma preparação para a Lean Inception com algumas visitas ao Stakeholder, trocas de e-mail, e por final a Matriz CSD. O mais interessante foi que durante a Lean Inception várias dúvidas e suposições migravam para certezas.

Template da Matriz CSD (certeza, suposição e dúvida)

Engajamento e Alinhamento: Deixei claro na introdução que esta atividade dura 5 dias e por conta da situação que nos encontrávamos fiz um acordo com o Time para que mantivéssemos o foco em todas as etapas da Lean Inception.

Foi uma experiência e tanto, no final do showcase vimos que usamos 3 dias e meio, mas por conta de alguns imprevistos e algumas repriorizações. Mas no mais o objetivo foi alcançado, no final tínhamos um grupo de pessoas alinhadas com o produto e o nosso Stakeholder achou satisfatório este alinhamento ter acontecido.

Você facilita Lean Inception? Teve de fazer alguma alteração na agenda? Qual? Dê sua dica.

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