Facilitação para Squads da Bionexo com foco em Produto

Nós do Coletivo AÇÃO facilitamos uma dinâmica para 160 pessoas colaboradoras da organização Bionexo no dia 11 de janeiro de 2019!

Nosso objetivo foi facilitar atividade colaborativa para integrar, estabelecer diálogo e o entendimento comum de atuação entre a área comercial, GDC e tecnologia, com foco em produto.

Por meio de atividade colaborativa para utilizar a inteligência coletiva realizando a cocriação de algo, além do alinhamento geral, beneficia a organização/ time com senso de pertencimento, protagonismo, autonomia, auto-organização, empoderamento, engajamento, comprometimento e um ambiente de confiança.

Nossa intenção com este post é compartilhar todas dinâmicas realizadas, de acordo com solicitação da organização Bionexo não iremos expor as informações/ dados gerados nas atividades.

Pessoas facilitadoras:

Programação 8h30 à 12h30:

  • Apresentação sobre Squad — 15 min.
  • Quebra-gelo — 10 min. — Direções cardeais
  • Separação dos squads — 3h (2h45 atividade e buffer 15 min.):
  • Atividade de Integração — 15 min.
  • Visão do Squad — Elevator Pitch — 20 min.
  • Propósito do Squad — 20 min.
  • Objetivos do Squad:
  • Squad é, não é, faz, não faz — 20 min.
  • Objetivos do Squad — 20 min.
  • KR (Key Results) do Squad — 30 min.
  • Próximos passos — 20 min.
  • Apresentação geral — 35 min. (5 min. cada squad)
Sequência das atividades programadas

Detalhes das atividades:

Apresentação sobre Squad:

O objetivo é o entendimento comum das 3 áreas do porque a Bionexo está trabalhando com foco em produto.

Foto do Rafael Barbosa (diretor de tecnologia) que fez a apresentação de abertura

Quebra-gelo – Direções cardeais:

Objetivo: Descontrair, integrar e socializar as pessoas com intuito de descobrir semelhanças entre as pessoas.

Tempo: 10 min.

Etapas:

  1. Todas as pessoas no meio da sala, 4 cantos da com cartazes: SIM, NÃO, TALVEZ e PODE SER
  2. Fazer perguntas e as pessoas se moveram para responder:
  3. Perguntas:
  • Numa sexta-feira à noite, prefere ficar em casa em vez de sair com os amigos?
  • Você pratica esporte?
  • Quando você vê uma imagem pendurada na parede, você gostaria de endireitá-la?
  • Você é casado(a)?
  • Tem filhos?
  • Quer ter filhos?
  • Você adora se comunicar? Você é normalmente falador quando está com pessoas que conhece?
Fotos do momento da dinâmica de quebra-gelo

1º Dinâmica – Atividade de Integração:

Objetivo: Criar laços, conhecerem melhor as pessoas, aproximar as pessoas, fomentar o relacionamento e criar empatia

Tempo: 15 min.

Etapas:

Cada pessoa tem em seu crachá 3 insígnias de temas pessoais que lhe interessam, a atividade terá 3 etapas 3 min e após a 4 etapa 1 min. para cada grupo

  1. Cada pessoa tem de encontrar uma pessoa com 3 insígnias diferentes do seu (interessante que sejam pessoas de áreas com que não trabalhem juntas), ao encontrar conversem e encontre semelhanças entre vocês
  2. Cada dupla encontrará mais 2 ou 3 duplas com 3 insígnias diferentes e conversem sobre suas diferenças e semelhanças
  3. O grupo criará um NOME e um SÍMBOLO que remeta suas semelhanças (entregar uma folha A4)
  4. Cada grupo se apresentar (cada pessoa diz seu nome/ área), alguém diz suas semelhanças, nome do grupo e o símbolo
  5. Peça para cada grupo colar na parede
Fotos do insumo desta atividade de 2 squad

2º Dinâmica – Visão do Squad – Elevator Pitch:

Objetivo: A definição da visão de time promove uma declaração geral, resumindo, ao mais alto nível, a posição única que o time pretende ocupar na organização.

Tempo: 20 min.

Template:

Para (organização-alvo)
Que (declaração sobre a necessidade ou oportunidade)
O (nome da equipe, identificar) é um (classificação por equipes, categoria)
Que (singularidade equipa, razão convincente para a existência da equipe)
Diferente/ ao contrário de (alternativa atual sem equipe)
Nosso squad (declaração de diferenciação primária)

Etapas:

  1. Separe em 5 grupos (10 a 25 p) ou 6 grupos (30 a 45 p), cada grupo irá atuar em uma parte do elevator pitch, peça que escreva em post-its
  2. Cada grupo lê e coloca no template
  3. Após a pessoa facilitadora lê o todo e pergunta se faz sentido, com isso faça ajustes, até fazer sentido para todas as pessoas
Foto do Template da Visão do Squad sem preenchimento

3º Dinâmica – Propósito do Squad:

Objetivo: O propósito é o combustível que move o time, é o elemento-chave para motivar as pessoas a seguirem em uma única direção. Descobrir o porquê o time existe, o porquê fazemos isso, qual a intenção positiva por trás da atuação do time, e qual o resultado desejamos causar. As pessoas gostam e querem se conectar a uma causa. Através do propósito, fica mais fácil promover uma oferta de valor ao mercado.

Tempo: 20 min.

Devido ao tempo foram preenchidos apenas os 4 espaços (AMA, MELHORES, PAGOS, PRECISA)

Etapas:

  1. Separe em duplas a grupos de 5 (10 a 45 p), para levantar questões nos 4 prismas (AMA, MELHORES, PAGOS, PRECISA)
  2. A pessoa facilitadora coleta unindo por afinidade os temas similares dos outros grupos
  3. Após cada grupo elabora o propósito. Exemplo de template: Nosso squad atua com [paixão, missão, vocação e diferencial]
  4. A pessoa facilitadora lê e questiona qual faz mais sentido (unir 2 ou mais) e reescrever em uma folha A4 e colar no painel
Foto do Template do Propósito do Squad sem preenchimento

4º Dinâmica – Objetivos do Squad – É, Não é, Faz e Não Faz:

Objetivo: A atividade É — Não é — Não — Não ajuda a definir uma equipe. Mapear, entender e alinhar as características do time e as principais responsabilidades.

Tempo: 20 min.

Etapas:

  1. Separe em grupos de 5, para levantar questões nos 4 quadrantes
  2. A pessoa facilitadora pegará um post-it de um grupo (campo É, faz até finalizar os 4 quadrantes) e veja se outro grupo tem algo similar, se não tiver pergunte se o grupo concorda. A ideia é que o squad esteja alinhado com o que é, não é, faz e não faz

Obs.: Se um grupo colocou no é/ faz e outro no não é/ não faz, peça para que uma pessoa de cada grupo explique pq, terão de entrar em um consenso. Neste momento pode ser interessante utilizar o Glossário para definir o que aquilo é para o squad.

Foto do Template O Squad É, Não é, Faz e Não Faz sem preenchimento

5º Dinâmica – Objetivos do Squad:

Objetivo: Resgatar e alinhar o objetivo principal da organização e identificar quais objetivos do squad para atender o objetivo da organização.

Tempo: 20 min.

Etapas:

  1. Em grupo peça para que discutam e escreva em um post-it o objetivo da organização
  2. Após peça para levantarem 3 principais objetivos do squad que atenda o objetivo da organização
  3. Cada grupo apresenta e junta por semelhança
  4. Pergunta se faz sentido ficar com os que têm mais semelhanças ou se outros fazem mais sentido (pode ter mais de 3 objetivos)

6º Dinâmica – Key Results (KR) do Squad (Resultados chaves):

Objetivo: Alinhar e definir quais métricas serão acompanhadas para identificar que o objetivo foi atingido.

Tempo: 30 min.

No OKR, o objetivo é a visão mais macro do que se quer alcançar e o resultado chave é como você mede que atingiu aquele objetivo, é a sua meta a ser alcançada. Deve ser algo inspirador!

Exemplo:

Objetivo pai: “Desenvolver o produto de acordo com as necessidades de mercado”:

Exemplo de OKRs:

Objetivo 1: Entender melhor a necessidade do mercado

Resultado Chave 1: realizar uma pesquisa com mais de 50 leads sobre suas

necessidades;

Resultado Chave 2: aumentar a nota de satisfação do produto de 40 para 70;

Objetivo 2: Encantar nossos clientes com o novo produto

Resultado Chave 1: alcançar mais de 10.000 assinantes na nova ferramenta;

Resultado Chave 2: alcançar taxa de conversão de trial para pagante em 20%

As atividades do time devem ser priorizadas com base nos OKRs. Se tivermos duas opções, devemos escolher aquela que contribui para o atingimento dos OKRs.

Etapas:

  1. Separe em grupos, cada grupo escreve o objetivo da organização, inclua os objetivos do squad. Pergunta se os objetivos do Squad atendem o(s) objetivo(s) da organização
  2. Após este alinhamento cada grupo tem de levantar no mínimo 1 KR para cada objetivo
  3. Cada grupo apresenta
  4. Conversa com as pessoas e veja se há conforto sobre o que foi levantado

Perguntar se tem uma pessoa como OKR Masters ou se escolher uma!

Foto do Template OKRs sem preenchimento

7º Dinâmica – Próximos passos:

Objetivo: Mapear quais ações em alto nível para que o time comece atuar em direção aos objetivos e propósito definidos.

Tempo: 20 min.

Etapas:

  1. Coloque o propósito do Squad no template
  2. Separe em trios/ grupos e cada um levanta ações/ tasks para cada etapa (Pergunta: O que precisam começar a fazer para atender/ atingir o propósito do Squad?)
  3. Cada trio/ grupo lê e cola no template
  4. Peça para cada pessoa inserir seu nome, ela não precisa ser a pessoa que vai realizar a ação, mas a que vai puxar com que realize (e-mail, reunião, conectar as pessoas, lembrar)
Foto do Template Ações para atingir o Propósito sem preenchimento

Durante todo processo cada Squad utilizou os templates:

  • Agenda Burnup: Para termos uma gestão do tempo à vista e a proposta da agenda.
  • Praise Board (Sensacional, Parabéns, Bom Trabalho e Muito Obrigado): Para termos reconhecimento e elogio das pessoas durante o processo de facilitação.
  • Glossário: Como tínhamos 3 áreas que não atuavam juntas, poderíamos ter termos que não havia entendimento de todas pessoas.
  • RAID (Risks, Assumptions, Issues, Dependencies): Durante o processo de facilitação qualquer pessoa poderia ter insights sobre Riscos, Suposições, Questões e Dependências, assim anota e cola no template, uma forma de tangibilizar a informação.
  • Parking Lot: Durante o processo de facilitação qualquer pessoa poderia colocar ideias, assuntos com alto nível de incerteza e assuntos para estacionar, que não tinha clareza sobre eles.
Foto do Template da Agenda Burnup
Foto dos Templates: Glossário, Praise Board, Parking Lot e RAID

Apresentação Geral – Showcase:

Objetivo: Cada Squad apresentar o que foi elaborado colaborativamente, a apresentação foi focada: visão do squad, propósito e objetivos do Squad.

Fotos do momento do Showcase

Retrospectiva:

Ao final todas pessoas realizaram juntas a retrospectiva.

Nós do grupo do Coletivo AÇÃO recebemos diversos feedbacks positivos do resultado fantástico que tivemos! Agradecemos a BIONEXO e todas pessoas envolvidas pela organização, o evento estava maravilhoso. Agradecemos a participação de todas pessoas colaboradoras da BIONEXO, desejamos que nossa facilitação tenha tido um super impacto na organização.

Vídeo da retrospectiva de todo processo da Facilitação

Se a sua organização tem algum desafio/ necessidade, nós podemos lhe apoiar. Entre em contato: contato@coletivoacao.com.br

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